公告编号：2013-012东北制药集团股份有限公司2012年度内部控制自我评价报告

证券代码：000597 证券简称：东北制药 公告编号：2013---012
东北制药集团股份有限公司2012年度内部控制自我评价报告
本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确、完整，没有虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。
根据证监会、财政部等五部委联合发布的《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制应用指引》、《企业内部控制评价指引》和深圳证券交易所出台的《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》等法律、法规和规范性文件的要求，我们对本公司（下称“公司”）内部控制的有效性进行了自我评价。
一、董事会声明
本公司董事会及全体董事保证本报告内容的真实、准确和完整，不存在虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带责任。建立健全并有效实施内部控制是公司董事会的责任；监事会对董事会建立与实施内部控制进行监督；经理层负责组织领导公司内部控制的日常运行。 公司内部控制的目标是：合理保证公司经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高公司经营管理效率和效果，促进公司实现发展战略。
二、公司内部控制评价工作的总体情况
公司董事会授权规范内部控制工作领导小组负责内部控制评价的具体组织实施工作。
规范内部控制工作领导小组是内部控制工作的领导和决策机构，负责公司内部控制实施策略制订、重大事项决策、实施情况监督，规范内部控制工作领导小组就内部控制建设和评价的情况向董事会负责。规范内部控制工作领导小组下设办公室是内部控制评价工作的组织实施机构。包括确定2012年度新增纳入评价的单位；记录与财务报告相关的重要业务单元、重要业务流程及交易的内部控制；评价内部控制设计和运行的有效性；编制内部控制评价文件；发现内部控制问题，
保证整改建议按计划落实；定期向规范内部控制工作领导小组汇报内部控制建设进展情况。
2012年公司内部控制评价总体情况如下：
（一）内部环境
内部环境是公司实施风险管理并使其持续发挥作用的环境，包括公司治理、组织架构、发展战略、人力资源、企业文化、社会责任等。
1、公司治理基础
（1）公司治理结构由股东大会、董事会、监事会和经营管理层组成，分别行使权力机构、决策机构、监督机构和执行机构的职能。为保证“三会”有效运作，公司制定了《公司章程》、《股东大会议事规则》、《董事会议事规则》、《监事会议事规则》、《战略委员会工作工作规则》、《审计委员会工作细则》、《内部审计制度》、《外部信息报送和使用管理规定》、《信息披露管理制度》、《内幕信息知情人报备制度》等，使不同层级的工作有序、有效进行。
2、组织架构
公司按照相关法规的要求建立了股东大会、董事会、监事会。并制定相关制度及工作细则，规范公司治理结构和议事规则，明确了执行、决策、监督的职责及权限，其中包括股东大会对重大事项的表决权、董事会的经营决策权、监事会的监督权、经理层的组织实施。公司按照内部控制要求，编制完成了《部门职责说明书》、《岗位职责说明书》等内部管理手册。公司员工充分了解内部机构设置、部门工作职责、岗位工作流程与职责。
3、人力资源
公司制订了《外部招聘管理程序》、《内部招聘管理程序》、《员工考勤薪酬支付管理规定》、《员工社会保险管理办法》《员工离职管理办法》、《员工培训管理办法》、 《劳动合同管理办法》等完整的员工招聘、试用、合同管理、薪酬、福利以及考核的管理制度，在制度上保证公司人力资源满足当前业务需求，中高层、核心专业人员的流动控制在合理范围。 公司在2012年完成了HR信息系统一期项目的建设，在基础人力资源管理上线的同时将经理人关键指标、项目考核纳入系统。
4、企业文化
公司按照现行体制建立了以企业精神“尽智尽力、创造无限”；核心价值观念“至真至善、创造健康”、人才观念、管理方略、企业文化内涵为框架的企业管理文化体系。公司通过党、团、工会等多种渠道，通过公司内部刊物、内部培训网络、内部网站等多种媒体培育健康、向上、积极的学习型企业文化，公司制订完成《企业文化建设规划》，规划和规范公司企业文化的形成、宣贯、评估和调整。
5、社会责任
公司重视质量管理，制定了《质量目标管理规定》、《质量检验管理规定》、《质量监管管理规定》、《质量协议管理规定》、《质量文件管理规定》。公司在2012年部分产品通过了BRC等国际质量体系认证。为了建立、实施和维持公司社会责任管理体系，确保公司运作符合国家法律法规和道德贸易联盟（ETI）基本准则要求，公司制定了《社会责任管理手册》并已开始施行。该手册制定了明确的安全、员工权益保护、环境保护等相关目标，企业在执行过程中定期安排内部审核和管理评审。
（二）风险评估
1、风险识别与评估
公司在建设内部控制体系时，建立了初步的风险评估体系。公司成立规范内部控制领导小组办公室。公司内部各部门设立内控专员，在进行风险识别、风险分析的基础上，对关键流程和主要规章制度进行规范与梳理，同时对公司及业务流程涉及部门内部控制系统的合理性、有效性、健全性进行评价。
2、风险应对
公司通过建立《应急准备和响应程序》、《突发性环境污染事故应急预案》等相应预案，完善了突发事件应急机制，有效的控制各项潜在风险。公司高管每周听取经营分析汇报，了解经营活动中存在的潜在风险，及时防范并解决。
（三）控制活动
公司结合对风险评估所产生的可能活动，进行相应的措施控制，完善并建立了相关制度及操作流程，规范了各业务流程的控制活动。主要措施如：不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、全面预算控制、绩效考核控制和运营分析控制等措施。
1、资金活动
公司制订了《东北制药集团股份有限公司投融资管理制度》，对投资项目的审批权限及决策程序、投资管理的范围及组织机构、融资审批程序等方面进行了明确规定。做到规范投资、融资行为，降低投融资风险，提高投融资效益，使投融资管理真正做到科学化、规范化，符合公司发展战略、合理配置企业资源、促进要素优化组合，创造良好经济效益。
公司银行账户指派专人进行银行账户管理工作，并形成银行对账岗位标准操作流程，制定了《银行未达清理管理办法》，银行对账人员与财务各岗位定期进行未达清理，并纳入财务绩效考核，确保企业银行资金数据准确无误，保障企业资金安全，有效防范财务风险。公司日常的采购支付、工程款项支付及费用报销支付，严格参照制度执行，并制定了K3系统收付款单据录入规则，严格符合各类付款单据等证据，系统单据规范管理。
股份公司所属子公司资金管控工作按集团化财务管理的模式运行，制定并下发《资金管控方案》，实行股份公司统一审批管理、分级负责的原则，统一管理筹资、投资等重要财务活动，保证了公司资金的集中调配、协调运用，充分发挥资金的使用效率。
2、采购业务
公司采用全面预算和过程授权审批等措施控制采购业务风险。公司明确采购部门、采购人员的部门职责及岗位职责，对采购人员进行定期轮岗。采取集中采购、招标、询价等方式，降低采购成本，提高采购效率及透明度。
公司制定了完善的采购管理标准，如：《供应商审计管理办法》、《采购管理程序》、《招标管理办法》、《招标管理细则》等。公司严格按照规定进行物资采购管理，保证从编制需求计划、招标、请购、供应商选择、采购价格控制、订立采购合同或框架协议、管理供应过程、验收、退货、付款等各个环节均有严密的控制措施。
3、销售业务
公司建立了比较完善的客户资信管理、销售业务管理、销售合同管理、应收账款管理等方面程序，有效防范公司销售业务各方面风险。
公司建立了信用风险管理部门并制定了相关管理程序，旨在通过制定信用风
险管理制度体系、考核办法和预警指标；对客户实行严格的资信调查、监控、分析、报告销售业务逾期应收款动态；对逾期应收款进行预警管理，及时发布预警信息，落实重大风险款项催收措施等活动，确保销售业务在促进销售的基础上，实现风险可控。
公司严格加强对销售、发货、收款业务的会计系统控制，详细记录销售客户、销售合同、销售发票、出运通知、银行票据、款项收回等情况，确保会计记录的真实准确性。
4、全面预算控制
公司建立了《东北制药全面预算管理制度》，成立了以董事长为组长的预算领导小组，建立预算标准，规范预算的编制、审定、下达和执行程序，及时分析和控制预算差异；公司每年年初确定年度经营目标，逐层分解、下达于企业内部各个经济单位，以一系列的预算、控制、协调、考核为内容，自始至终地将各个经济单位经营目标同企业发展战略目标联系起来，对其分工负责的经营活动全过程进行控制和管理，并对实现的业绩进行考核与评价的内部控制管理的一切生产经营活动，全部纳入预算管理，做到全员参与、全面覆盖，并进行事前、事中、事后相结合的全程监控。
5、存货控制
根据内部控制相关要求，结合企业生产经营活动，对存货的购入、存放、保管、发出、盘点等各业务环节规范管理。在材料采购、产品销售环节设置不同部门及人员完成采购销售、付款收款、入库出库等全过程，使采购销售工作有章可依，避免了营私舞弊的可能性。
公司制定了《采购管理程序》，对生产所需物资的采购以及对采购物资的供货方的环境和职业健康安全行为进行有效控制，以确保所采购的物资符合规定 。
为加强存货管理，提高仓存质量，降低存货损耗率与闲置率公司制定了《存货管理制度》及《销售出库管理制度》，对存货物资的出入库管理进行严格管控。公司在2012年开展了仓存效率提升的专项工作。
为保障企业存货资产的安全性、完整性、准确性，及时、真实地反映企业存货资产的结存及利用状况，使企业存货的盘点更加规范化、制度化，为下阶段的销售、生产计划及财务成本核算提供依据，根据企业实际情况，制定了《盘点管理制度》，将存货盘点的管辖部门、盘点频率、要求进行了明确界定，实际工
作参照执行，仓储部门及生产单位定期进行盘点，主管部门不定期抽盘。
6、资产管理
为了规范公司各部门资产管理，确保资产的保值、增值，保证资产正确核算，避免流失，并配合财务管控实施，制定了《资产管理办法》。对资产管理涉及的重要事项如：资产的确认、管理部门的职责、资产的分类及编号、卡片设立、档案管理、申购及新增审批流程等进行了界定，确立了资产帐、卡、物三相符的基本原则。从资产购入企业开始到资产退出的整个生命周期，能针对资产实物进行全程跟踪管理。解决了资产管理中帐、卡、物不符，资产不明设备不清，闲置浪费、虚增资产和资产流失问题。
7、工程项目控制
公司制订了《工程项目防止污染环境管理制度》、《工程招标投标管理办法》、《工程预、结算管理规定》、《企业计划检修管理办法》、《招标工程时间流程图》对项目开发的各个阶段进行了详细的规范，制订了职责范围、审核权限、各环节工作界面、考核标准等，保证了公司按照年初规划按期完成建设任务。
8、财务报告和信息披露控制
公司制定的《财务管理制度》中重点要求财务报告工作要点，旨在防止或及时发现财务报告或信息披露中的错误表述，降低错报风险。建立了一套完善的财务报告内部控制程序，从交易的发生、记账、过账到财务报告对外报出这一过程中，具备审核及评价环节，保证历史交易和财务报告表述的一致性，并对制度中存在的缺陷及时修正。
9、内部报告控制
公司已形成完善的内部报告体系包括定期召开营销年会、经营计划会、财务工作会等，对各项经营指标进行发布，并定期进行分析，查找出现偏差的指标，分析原因，并及时采取措施进行调整，会议内容包括：采购管理、存货管理、工程项目管理、资产管理、资金管理、预算管理、应收管理、成本费用管理、关联交易管理、安全管理等企业生产经营活动。
（四）信息与沟通
公司建立了包括内外部信息传递、财务报告、信息系统等相关领域的体系制度，对信息收集、处理和传递的及时性、反舞弊机制的健全性、财务报告的真实
性、信息系统的安全性、信息的披露的合规性等进行规范与约束。
1、信息传递
公司通过所建立的《东北制药集团股份有限公司重大信息内部报告制度》，明确各种内部信息的种类、收集人员、收集方式、传递程序、报告途径和加工与处理要求。
公司制订了《外部信息报送和使用管理规定》，明确了所收集的外部环境信息、政策变动、行业信息的种类，收集的渠道、加工方法，所收集信息的整理以及内部传递机制。
为不断完善反舞弊管理和举报投诉管理，公司开通职工热线、举报信箱、信访专线，明确投诉举报处理程序，公开信访举报渠道，包括电话、信函、电子邮件等形式，纪委负责投诉举报事项的接收、调查核实、结果反馈等工作，并加强对举报人的保护。
2、信息系统
公司制定了《信息化管理规定》，对系统日常维护、系统变更、系统安全、系统终结进行了全面约束与管理。
公司启用域管理，统一安装杀毒软件，及时进行更新，从技术上禁止未安装杀毒软件的电脑接入园区内网，有效的保障了公司信息系统的安全性。
（五）内部监督
公司设立了专门的内部审计部门，内部审计部门对审计委员会负责，定期向审计委员会报告；在《内部审计制度》中明确了内部审计部门负责完成经济责任审计、领导人任期和离任审计、工程项目审计、专项审计、经营审计等。审计部门以公司经营导向为轴心，公司规章制度为依据，采用事前控制、事中监督和事后审计相结合的内审工作方式，充分发挥内部审计的监督与检查职能。
三、内部控制评价的范围
内部控制评价的范围涵盖了公司本部及下属单位的主要业务和事项，重点关注与财务报告相关的内部控制。
1．纳入评价范围的单位
纳入评价范围的单位包括：东北制药集团股份有限公司本部及下属子公司。公司主要从事药品生产，主要生产VC系列、磷霉素系列、黄连素、左卡尼汀、金
刚烷胺、金刚乙胺等。
2．纳入评价范围的业务流程
通过收集公司的相关资料，将重要报表项目与业务流程相匹配，确定纳入评价范围的关键业务流程主要包括：公司层面控制流程、人力资源管理流程、资金管理流程、采购与付款管理流程、资产管理流程、存货与成本管理流程、销售与收款管理流程、财务报告流程。
四、内部控制评价的程序和方法
1．内部控制评价的程序
公司内部控制评价的程序主要包括：制定评价工作方案、组成评价工作组、进行内部控制有效行性测试、确定控制缺陷、汇总评价结果、编报评价报告等环节。
2．内部控制评价的方法
内部控制评价围绕企业内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等五要素进行，评价工作组成员采用了个别访谈、调查问卷、专题讨论、穿行测试、符合性测试、实地查验、比较分析等适当方法，广泛收集公司内部控制设计和运行是否有效的证据，如实填写评价工作底稿，分析、识别内部控制缺陷，并出具内部控制自我评估报告。公司根据内部控制措施对财务报告的影响，对内部控制评价范围进行选择。测试样本量参照内部控制的控制频率进行选取，测试方法具有普遍代表性。
五、内部控制缺陷及认定
1．控制缺陷定义
内部控制设计或执行存在不足，使得管理层和公司员工在履行其职责过程中，不能及时预防或发现财务报告错报。
按缺陷对控制目标的影响程度，控制缺陷分为重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷。具体来说：
（1）重大缺陷：是指一个或多个控制缺陷的组合，可能导致企业严重偏离控制目标。
（2）重要缺陷：是指一个或多个控制缺陷的组合，其严重程度低于重大缺陷，但仍有可能导致企业偏离控制目标。
（3）一般缺陷：是指除重大缺陷和重要缺陷以外的其他控制缺陷。
2．控制缺陷定量标准
公司董事会根据《企业内部控制评价指引》对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求，结合公司规模、行业特征、风险承受度等因素，并综合考虑营业收入、公司总资产、税前净利润等，确定了适用公司的内部控制缺陷具体认定标准,详见下表：
内部控制缺陷定量标准表
重大缺陷
缺陷影响大于或等于2012年12月31日合并财务报表营业收入1%
重要缺陷
缺陷影响大于或等于2012年12月31日合并财务报表营业收入1%的20%
一般缺陷
缺陷影响小于2012年12月31日合并财务报表营业收入1%的20%
3．控制缺陷定性标准
公司在进行与财务报告相关内部控制自我评价时，考虑定量标准的同时，还应考虑定性标准，一般包含以下因素：
（1）舞弊行为；
（2）存在会计基础缺陷；
（3）财务报告相关的关键信息系统缺陷；
（4）对公司的经营管理造成重大影响；
（5）控制缺陷在未来可能产生影响。
对于存在下列因素的情况，可综合考量确定为重大缺陷：
（1）董事、监事和高级管理人员舞弊；
（2）企业更正已公布的财务报告；
（3）注册会计师发现当期财务报告存在重大错报，而内部控制在运行过程中未能发现该错报；
（4）企业审计委员会和内部审计机构对内部控制的监督无效；
（5）其他可能影响报表使用者正确判断的重大缺陷。
公司对内部控制缺陷影响程度评价还考虑了以下影响：第一，关注和分析对其他控制的影响，充分考虑不同控制点的缺陷组合的风险叠加效应。第二，补偿性控制的作用。补偿性控制是其他正式或非正式的控制对某一控制缺陷的遏制或弥补。
根据上述内部控制缺陷认定标准，公司对纳入评价范围的业务与事项均已建
立了内部控制，并得以有效执行，达到了公司内部控制的目标，不存在重大缺陷。
六、内部控制缺陷的整改情况
公司在内部控制实施过程中注重对发现问题的整改工作，将发现的问题落实到各单位，各单位严格按照规定整改，认真查找内控管理中的薄弱环节和漏洞，从制度的建立健全、控制动作是否执行到位、强化监督与考核等方面研究解决，从源头解决了内部控制设计层面的问题，并对执行过程进行严格要求，加强后续监督与考核。
七、内部控制有效性的结论
公司董事会对2012年度的内部控制进行了自我评估，未发现公司存在内部控制设计或执行方面的重大缺陷。公司董事会认为，公司已经建立了较为健全、完善的内部控制体系，自 2012 年 1 月 1 日至 12 月 31 日，公司内部控制设计和运行有效。现有的内部控制能够确保公司经营管理合法、合规、资产安全，并能保证公司财务报告及相关信息真实、完整；公司具有较完善的法人治理结构及内部组织结构，能够形成科学的决策机制、执行机制和监督机制，能够基本保证公司经营效率和效果、保证公司发展战略的实现。
东北制药集团股份有限公司董事会
2013年4月2日